CRM（顧客関係管理）システムとは、DX（デジタルトランスフォーメーション）を活用して、組織内で顧客情報を安全かつ容易に管理・共有するための仕組みです。従来の顧客データ管理方法と比較して、CRMシステムの導入には多くの利点があります。

1. 一元管理

最新の顧客データをすべてCRMシステムで一元的に管理します。スタッフのPCや複数のファイルに分散して管理する場合と異なり、どのデータが最新か混乱することがありません。

2. 容易なアクセス

ユーザーはIDとパスワードでCRMシステムにログインし、キーワードや登録期間などの条件で顧客データを簡単に検索できます。

3. 高いセキュリティ

顧客データ（個人情報および添付ファイルを含む）は、高度なセキュリティを備えたサーバー上で管理されます。ウイルス攻撃に弱いローカルPCでの管理と比べ、はるかに安全です。

4. 一括メール配信

CRMシステム（例：Markefan CRM）では、一括メール配信機能を提供しています。顧客をセグメント分けしてグループごとにメール送信できるため、Excelからメールアドレスをコピー＆ペーストして個別に送信する手間が省けます。

5. プライバシー保護

一括メール送信時には、他の顧客のメールアドレスが受信者に表示されません。ExcelからBCCで送信する際に誤ってCCで送信してしまうリスクもなく、個人情報保護の観点から非常に安全です。

6. 法人顧客管理（アカウントベース管理）

MarkefanのようなCRMシステムでは、法人顧客およびその配下の担当者情報を管理できます。単一オーナーが複数施設を保有する場合、それぞれの施設に異なる担当者を割り当てることも可能です。

7. 円滑なコミュニケーション

Markefan CRMでは、メールやLINEを通じて顧客との効果的なコミュニケーションを実現できます。

8. 送信者管理

CRMシステムでは、メール送信者の管理が可能です。ログインユーザー自身が送信者である必要はなく、担当顧客ごとに異なる送信者からのメール送信を設定できます。

9. 権限管理

CRMシステムには、ユーザーごとに異なる権限を設定できる機能があります。顧客データ管理が必要なユーザーと、コンテンツ作成のみを行うユーザーを分けることができます。また、誤送信防止のため、承認プロセスを設定することも可能です。

10. 顧客データの取得・更新

MarkefanのようなCRMでは、ドラッグ＆ドロップで簡単に顧客フォームを作成できます。フォームはWebサイトに埋め込むことができ、またはメールで顧客に送信し、顧客自身で情報を更新してもらうことも可能です。

11. タグ管理

顧客データをタグで分類し、タグごとに検索・管理ができます。タグを活用することで、目的の顧客を簡単に抽出できます。

12. 顧客データの拡張

MarkefanのようなCRMシステムでは、個々の顧客に合わせてデータ項目を拡張することができます。

13. エリア別管理

顧客が広範囲に存在する場合、地域ごとに管理する必要があります。Markefan CRMにはエリア別管理の高度な機能があります。

14. ユーザー管理

管理者ユーザーは、CRMにアクセスできる他のユーザーを追加・管理できます。

15. メール開封・クリック分析

Markefan CRMには、送信したメールが開封されたか、リンクがクリックされたかを追跡する機能があります。さらにMarkefanでは、セキュリティソフトによる自動クリックを判別する独自アルゴリズムを備えています。

まとめ

優れたCRMシステムを導入することは、顧客データを正確かつ安全に管理するために不可欠です。これにより、組織内のトレーサビリティ、プライバシー・セキュリティ、そして業務効率を飛躍的に向上させることができます。

Why CRM system important?

CRM ( Customer relationship management) system is used for managing customers in the organization using DX/system so that information is accessible safely and easily. This DX approach have several benefits compared to conventional way of manage customer data.

  1. Centralized: all latest customer data is stored and managed centrally using CRM system. There is no confusion on where is latest data compared to mange it in many files in many PC of staffs. 
  2. Easy to access: users can login to CRM system using their ID/ Pwd and search for customer data easily with keywords or other criteria such as registered period. 
  3. Higher security: customer data(including personal data and storage files) is managed in server with higher security compared to local PC which is vulnerable to virus attacks. 
  4. Bulk mail send: CRM systems( like Markefan CRM) support bulk mail sending. It is easy to create segments and send mails to a group of customers compared to send emails individually to each customer by copy and paste email address from excel. 
  5. Privacy protection: when sending bulk emails, email address of other customers not visible to the recipient. When copy and paste email address from excel and send it as BCC, there is possibility of putting it in CC instead of BCC that will expose personal data to others. This is extreme privacy risk for organizations who have severe personal data protection policy and regulations. 
  6. Corporate customers (Account based management): CRM systems like Markefan allows management of corporate customers data and individuals under it. It is possible to manage multiple facilities with single owner and assign different people in charge for each facility. 
  7. Easy communication: CRM systems like Markefan can be used for effective communication with customers. Email and Line is available as communication channels. 
  8. Sender management: CRM systems like Markefan allows email sender management features. It is not necessary for the logged in user to be the sender of emails. When you have different people in charge of different customers, customer communication can be made from those people in charge. 
  9. Role management: CRM systems have role management features that can assign different roles to different users. Some users may need permission for manage customer data however some users may need permission for only create communication content. Depending on the logged in users role, they are allowed to operate only features that given permission. This can help in stop sending emails by mistake by unauthorized people. An internal approval process can be defined before sending bulk communication mails. 
  10. Customer data acquisition/update: CRM systems like Markefan have features like customer data forms. Using this, customer forms can be created easily by drag and drop form fields. These forms can embed in websites using html code. Also these forms can be sent to individual customers by email so that they can update their personal data by themselves when it is changed. 
  11. Tag management: Customer data can be grouped by tags. This make it easy to manage and retrieve customer data by tags. Users can search customers by tags. 
  12. Customer data extension: some CRM systems like Markefan allows extending customer data with information specific to individual customers. 
  13. Manage by area: when your customers are spread over wide area, it is necessary to manage them by area. some CRM systems like Markefan have advanced features for manage these customers by area. 
  14. User management: admin user can manage other users who have permission to login and use CRM system. 
  15. Mail open/click: some CRM systems like Markefan have inbuilt features for communication tracking to identify whether the mail sent is open or clicked. Markefan have advanced algorithms for identifying the reliability of clicks since there can be mail security softwares doing clicks automatically using bots for security check.  

Summary:

  Implement a good CRM system is essential for organizations to manage their customer data. This can improve traceability, privacy/security and efficiency in the organization in multiple folds.